1、标题，通函的标题一般由签发机关、理由和语言组成，有时也只能由理由和语言组成。
2.文字。
开始。写作的原因、背景和依据。开头或描述时，根据上级的有关指示，或简述当地和本单位的实际需要、疑惑和困难。
主题。写出需要协商、询问、回答、联系、请求批准或答复批准和告知的事项。
结论。不同类型的信有不同的结论。如果书面只告知对方事项而没有对方回复，结论中常用“特此告知”和“特此告知”。如果要求对方回复，用“希望回复”、“希望回复”、“请立即回复”等词。很多批文都是用“请批准”、“请大力帮助”、“希望同意”等成语结尾的。回复结论中常用“回复此处”、“回复此处”、“回复此处”等成语。有些信不写结语。
3.写下通知人或单位的名称和通知时间。
