1、标题
可以只写“欢迎词”三字，也可在“欢迎词”前边附加致词人姓名、职务及欢迎会议名称等修饰限定词语。
2、称谓
欢迎词的抬头称谓应是主要宾客姓名或代表团名称。一般要在姓名前冠以“尊敬的”、“亲爱的”词语，在后边加上职务头衔，或加“先生”、“女士”等称呼，对外国元首来访，应加“阁下”、“陛下”等称呼。
3、正文
欢迎词的正文内容主要有两个方面：一是表达欢迎的意愿，写明致词者在什么情况下，代表谁向宾客表示欢迎。二是介绍宾客的主要情况，如领导职务、工作成绩、学术造诣等，可以叙写宾客来访的意义、作用，也可回忆国家之间、组织之间友好交往的历史，等等。这是致词的中心内容。
4、结语
表示美好的祝愿或希望，如“我衷心地祝愿同志们身体健康，访问期间生活愉快”。
