金蝶K3 ERP用户操作手册
前 言
为了更方便、高效的使用金蝶K3 ERP系统，增强各部门之间的团结协作精神，实现以ERP系统为主导，财务、业务数据的及时性、准确性和唯一性，使管理工作能够正常、高效的运转，为公司的生产、经营等提供正确、有效的数据，缩短决策时间，提高管理效率；ERP实施小组根据K3标准业务流程，特编写了K3 ERP软件系统操作管理手册。
本操作手册主要包括：销售、采购、仓存业务及财务总帐的操作管理流程和相关的注意事项。
本操作手册自颁布之日起执行。
目 录
一、K3 ERP系统的登录及密码修改 4
二、K3系统总流程图 5
三、采购管理系统 6
3.1采购管理系统和其它系统的关系 6
3.2采购业务的基本流程 6
3.3采购业务操作 6
3.3.1采购订单的操作 6
3.3.2 外购入库单的操作 8
3.3.3 采购发票的操作 10
四、仓存管理系统 14
4.1仓存管理系统与其它系统的关系 14
4.2仓存业务的基本流程 14
4.3仓存业务操作 14
4.3.1 生产领料单的操作 14
4.3.2 产品入库单的操作 16
4.3.3其它出入库 17
4.3.4调拨单的操作 17
4.3.5组装单的操作 19
五、销售管理系统 22
5.1销售管理系统和其它系统的关系 22
5.2销售业务的基本流程 22
5.3销售业务操作 22
5.3.1销售合同的操作 22
5.3.2销售订单的操作 24
5.3.3发货通知单的操作 26
5.3.4销售出库单的操作 27
5.3.5销售发票的操作 29
5.3.6收款单及预收单的录入 30
5.3.7货款分配 30
5.3.8销售退/换货业务的操作 31
六. 财务系统 37
6.1财务系统和其它系统的关系 37
6.2财务系统业务流程 37
6.3财务业务处理 37
6.3.1凭证处理 37
6.3.2 凭证过帐 41
6.3.3 账簿查询 41
6.3.4 总帐期末处理 41
七、注意事项 43
一、K3 ERP系统的登录及密码修改
运行金蝶 K3 ERP软件管理系统主控台，打开K3系统的登录界面，选择组织机构和当前账套，录入用户名及密码，点击确定即可进入主业务操作界面。
在正确录入用户名和密码后，可以点击右上角修改密码按钮修改登录密码。
注：图中标注为可能的操作步骤及顺序 。
二、K3系统总流程图
三、采购管理系统
3.1采购管理系统和其它系统的关系
3.2采购业务的基本流程
3.3采购业务操作
3.3.1采购订单的操作
3.3.1.1概述
l采购指根据生产计划，在定点供应商按照不高于核定的采购价采购所需物料。采购可直接在系统中录入采购订单并由采购员向供应商订货。
3.3.1.2操作步骤
l采购订单录入过程
在登录K3 系统主界面后，选择供应链→采购管理→订单处理→采购订单－录入，双击“采购订单－录入”即可，如下图。
进入“采购订单”操作界面，根据实际情况录入数据并审核，如下图。
3.3.1.3提示
lK3 系统中的所有单据都包括单据头和单据体两部分，单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息，单据体主要包括具体的物料信息等。
l系统提供手工新增和关联生成两种单据生成方式，手工新增就是整张单据由手工录入所有数据；关联生成指整张单据可以通过销售订单号关联生成采购订单，销售订单上的物料编码、品名、数量等信息可自动传递到单据体上，省去手工录入的繁锁，降低手工录入的错误率。
3.3.2 外购入库单的操作
3.3.2.1概述
外购入库单包括蓝字外购入库单和红字外购入库单，红字外购入库单是蓝字外购入库单的反向单据，代表物料的退库。
3.3.2.2操作步骤
l蓝字外购入库单录入过程
在登录K3 系统主界面后，选择供应链→采购管理→入库→外购入库单－录入，双击“外购入库单－录入”即可，如下图。
进入“外购入库单”操作界面，源单类型为“采购订单”，选单号按F7选择实际入库的采购订单号，根据实际情况录入数据并审核，如下图。
l红字外购入库单的录入过程
进入外购入库单序时薄→选择需要退库的物料→菜单“下推生成外购入库”→生成→进入“红字外购入库单”界面，如下图。
进入“外购入库单”操作界面，录入数据后必须审核，如下图。
3.3.2.3提示
lK3系统中所有红字单据的操作方法类似，下面不再重复。
l实体采购员根据已审核的采购订单进行采购，采购完成后，将货物进行入库。
l实体库管员应在收到货物后及时由采购订单关联生成外购入库单并进行审核。外购入库单中的收料仓库，应按货物实际入库的仓库名称录入。
l外购入库单录入的依据：收到供应商送来的货物后，根据验收情况将合格产品分别录入而不是根据该批货物是否已开具发票。
3.3.3 采购发票的操作
3.3.3.1概述
采购发票包括蓝字采购发票和红字采购发票，红字采购发票是蓝字采购发票的反向单据，代表发票的退票。
财务人员收到供应商的采购发票后，应根据外购入库单审核发票，对审核无误的发票录入K3系统，并与外购入库单钩稽。
3.3.3.2操作步骤
l采购发票录入过程
在登录K3 系统主界面后，选择供应链→采购管理→结算→采购发票－录入，双击“采购发票－录入”即可，如下图。
进入“采购发票”操作界面，源单类型为“采购订单或外购入库”，根据实际情况录入数据并审核，如下图。
3.3.3.3提示
购货发票分专用和普通两种类型，分别代表增值税发票和普通发票，请在录入时注意选择。
如果为普票，必须将增值税税率设为0。
采购方式的选择：
现购：冲个人借款、付现金、转帐及电汇
赊购：挂账、部分挂账、抹帐
3.3.4特殊采购业务的操作
采购流程主要有以下几种情况：
l货到单未到业务
l退货业务
l暂估入库业务
3.3.4.1货到单未到的业务处理
该业务是货先到采购发票后到，即：仓库先收到货物入库,以后收到发票，财务才入帐的情况，若发票不在同一期间到达，则该笔货物作暂估处理，到期末根据以前采购发票情况或相关资料暂估入账，待发票到后，与相关的入库单钩稽，系统自动生成暂估补差单，调整暂估差价；
如果货物未到而发票先到，暂不作任何处理，等到货物到达后按正常外购入库操作流程办理。
提示：
l外购入库单根据采购订单关联生成
l采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，关联采购订单生成时可取到其中的单价信息
l若采购业务有和采购发票所对应的其它费用发生并且有相关发票时，应在采购系统中录入相关费用发票，并把该费用发票，以及该费用外购入库单进行补充勾稽。
3.3.4.2 退货的业务处理
提示：
l对等核销用于对两张业务相同、数据相反的单据进行的数据平衡操作。主要使用范围是：红、蓝字的外购入库单、销售出库单、采购发票及销售发票。对等核销时，每次只能选择一对红、蓝单据进行相关操作。
3.3.4.3 暂估入库的业务处理
该业务是货先到采购发票当月无法到达，单货的处理不在同一会计期间内，所以财务上一般当月对其估价入帐。
四、仓存管理系统
4.1仓存管理系统与其它系统的关系
4.2仓存业务的基本流程
4.3仓存业务操作
4.3.1 生产领料单的操作
4.3.1.1概述
生产领料单用于生产部门的材料领用。
4.3.1.2操作步骤
在登录K3 系统主界面后，选择供应链→仓存管理→领料发货→生产领料－录入，双击“生产领料－录入”即可，如下图。
进入“领料单”操作界面，根据实际情况录入数据并审核，如下图。
4.3.1.3提示
l领料过程：实体库管员应根据生产计划发料，发料前由库管员录入、审核并打印生产领料单。领料单录入时必须录入成本对象，不需要录入价格。某些材料领用时不能确定具体的成本对象，成本对象选择“公摊”。
l除生产领用外的其它领料在其它出库单录入。其它出库单必须说明领料用途，特殊情况下的单据须在备注栏注明原因，详见其它出入库操作。
4.3.2 产品入库单的操作
4.3.2.1概述
产品生产完成后，由库管员录入产品入库单，月末财务人员在入库单上录入产品的成本并审核。
4.3.2.2操作步骤
在登录K3 系统主界面后，选择供应链→仓存管理→验收入库→产品入库－录入，双击“产品入库－录入”即可，如下图。
进入“产品入库单”操作界面，根据实际情况录入数据并审核，如下图。
4.3.2.3 提示
l产品入库单中应准确录入产品的成本。
4.3.3其它出入库
适用范围：非正常外购生产、销售使用的出入库，主要用来处理物料出入时的特殊情况。
l录入其它出入单时，出入库类型要明确。
l一厂、二厂和三厂有物料调拨关系，结算又不开具发票，其物料调拨采用其它出入库方式。
4.3.4调拨单的操作
4.3.4.1概述
调拨指各分厂之间或者同一分厂不同库房之间发生物料进出但不需开发票的货物调动方式。
4.3.4.2操作步骤
在登录K3 系统主界面后，选择供应链→仓存管理→仓库调拨→调拨单－录入，双击“调拨单－录入”即可，如下图。
进入“调拨单”操作界面，根据实际情况录入数据并审核，如下图。
4.3.4.3提示
l各分厂或仓库间有调拨业务发生时，调出方和调入方录入调拨单并审核。
4.3.5组装单的操作
4.3.5.1概述
在销售出库过程中凡属于组装发货的产品，可以按组装作业流程进行操作。
4.3.5.2操作步骤
l销售部门根据发货通知单录入组装单。若组装BOM表上提供的明细依然不能满足销售合同明细清单上的需要，就需要在该组装单上手工增减物料配置，完成后保存并审核。
l组装单生成后，系统会自动生成两张“组装类型”的其它出入库单据。最终对应销售出库单上的产品。
五、销售管理系统
5.1销售管理系统和其它系统的关系
5.2销售业务的基本流程
5.3销售业务操作
5.3.1销售合同的操作
5.3.1.1概述
不论是特殊合同还是一般合同，均需进行合同评审，评审通过的合同才允许录入K3系统。
5.3.1.2操作步骤
在登录K3 系统主界面后，选择供应链→销售管理→合同→合同资料－新增，双击“合同资料－新增”即可，如下图。
进入“合同”操作界面，如下图。数据录入完成之后必须审核。
5.3.1.3提示
l销售合同的签订和评审均为手工操作。
l对于组装件，参考“组装作业的业务流程”进行处理。
l对于合同号和合同名称必须严格按照编码原则及要求准确录入，在K3系统中，合同号是与销售相关所有单据编码的基准，这为单据的查询带来方便。
5.3.2销售订单的操作
5.3.2.1概述
销售订单是生产部门及时制定生产、采购计划，组织生产的主要依据。因此销售公司必须对订单的生成及维护进行严格的管理控制，使生产部门能有效地组织其生产活动，以按时保质保量地完成订单任务。
5.3.2.2操作步骤
在登录K3 系统主界面后，选择供应链→销售管理→订单处理→销售订单－录入，双击“销售订单－录入”即可，如下图。
进入“销售订单”操作界面，如下图。选择“源单类型”，在“选单号”处按F7选择合同，并根据实际需要修改订单数量，数据录入完成之后必须审核。
5.3.2.3提示
l销售订单上相关产品的含税单价必须与合同保持一致，否则将造成报表数据中合同金额统计的不真实性。
l对确实需要发货的销售订单或其中的部分物料，销售公司才能将其推成发货通知单，暂不发货部分不能下推生成发货通知单，否则将不能进行合同变更处理。
5.3.3发货通知单的操作
5.3.3.1概述
销售发货通知单是发货部门发货的依据，也是各库房或发货部对发货产品进行打包装箱的依据，因此销售公司下推生成发货通知单时必须谨慎。
5.3.3.2操作步骤
在登录K3 系统主界面后，选择供应链→销售管理→发货通知→发货通知单－录入，双击“发货通知单－录入”即可。
进入“发货通知单”操作界面。选择“源单类型”，在“选单号”处按F7选择订单，并根据实际需要修改需要发货的数量，数据录入完成之后必须审核。
5.3.3.3提示
l销售公司选择供应链→销售管理→库存查询→即时库存查询就可以得到产品在各库房的即时状态和数量，或选中要查询的物料，直接查看左下方库存信息，确保录入的发货通知单准确无误。
l发货通知单是销售公司通知实体部门、发货部发货的单据，因此销售公司确认要立即发货的产品才能下推生成发货通知单，并且暂不发货部分不能下推生成发货通知单，否则将不能进行合同变更处理。
l销售公司在发货通知单中一定要准确填写产品的发运信息。
l实体库管员收到发货通知单后，则由发货通知单及时下推生成销售出库单，待发货部发完货后审核。
5.3.4销售出库单的操作
5.3.4.1概述
各实体在接到最新的发货通知单后，核实实际库存，并下推销售出库单并备货，以便随时提货。
5.3.4.2操作步骤
在登录K3 系统主界面后，选择供应链→销售管理→出库→销售出库单－录入，双击“销售出库单－录入”即可。
进入“销售出库单”操作界面，如下图。选择“源单类型”，在“选单号”处按F7选择发货通知单，根据实际情况修改出库物料的数量，数据录入完成后保存。
5.3.4.3提示
l如果存在组装产品，其流程参见组装的业务流程。
l未见销售出库单，各库房不得出货，否则，将追究相应部门的责任。
5.3.5销售发票的操作
5.3.5.1概述
销售发票包括专用发票和普通发票，发票分为蓝字发票和红字发票，红字发票是蓝字发票的反向单据，代表销售退票业务。
5.3.5.2操作步骤
在登录K3 系统主界面后，选择供应链→销售管理→结算→销售发票－录入，双击“销售发票－录入”即可。
进入“销售发票”操作界面，如下图。选择“源单类型”为销售出库单，在“选单号”处按F7选择对应的单据，根据实际情况修改数量。数据录入完成之后必须审核。
5.3.5.3提示
l费用类发票应在销售管理系统生成，保存审核后直接生成其他应收单或其他应付单挂账。
l发票与出库单钩稽时不允许部分钩稽。已开票未发完货的发票暂时不钩稽；部分开票的发票钩稽时必须先拆分相应的出库单以保证与所开发票完全匹配；已开票未发货的，各实体应及时查明原因，以便及时钩稽，保证财务销售成本计算的及时性与准确性，逐步实现销售自动结算。
5.3.6收款单及预收单的录入
5.3.6.1概述
收款单、预收单或票据的录入权限在财务部，一笔货款或票据到财务后，财务部要及时录进K3系统。
5.3.6.2操作步骤
收款单和预收单的录入在应收应付模块中操作。在登陆K3系统主界面后，选择财务会计→应收款管理→收款或票据处理，销售货款以预收单的形式录入，其它收款以收款单的形式录入，票据在“票据处理”中录入。
5.3.7货款分配
5.3.7.1概述
货款分配即销售发票和销售出库单的的核销处理，由销售公司负责。
5.3.7.2操作步骤
货款分配在K3系统财务会计模块中操作。在登陆K3系统主界面后，选择财务会计→应收款管理→结算，根据不同的单据结算类型，选择不同的应收款核销界面和过滤条件进行核销操作。
5.3.7.3提示
lK3系统中的单据核销类型共有七种，即：到款结算、预收款冲应收款、应收款冲应付款、应收款转销、预收款转销、预收款冲预付款、收款冲付款七种。
l销售公司核销货款前，必须确认该发票已被钩稽，即货发齐，以便提取自动结算数据的准确性。
l货款分配原则是先分配运费，再分配货款。
l凡一张发票完全核销即可进行销售结算，因此在进行一张发票的完全核销前要落实与之相关的所有单据的执行情况，以保证所有数据的准确性。
5.3.8销售退/换货业务的操作
5.3.8.1概述
销售退货处理，先要通过发货通知单下推退货通知单，再由退货通知单生成红字销售出库单，增加库存数量，执行退货操作。
5.3.8.2操作步骤
登录K3 系统主界面，选择供应链→销售管理→退货→退货通知单－录入，双击“退货通知单－录入”即可。
进入“退货通知单”操作界面。选择“源单类型”，在“选单号”处按F7选择发货通知，根据实际情况修改需要退库的数量，数据录入完成之后必须审核。
实体通过退货通知单直接生成红字销售出库单。在登录K3 系统主界面后，选择供应链→销售管理→退货→退货通知单－生成销售出库单，双击“退货通知单－生成销售出库单”，进入操作界面后，选择对应单据，点击菜单中的下推生成销售出库，以形成红色的销售出库单。
进入“销售出库单”操作界面。选择“源单类型”，在“选单号”处按F7选择退货通知，根据实际情况修改需要退库的数量，数据录入完成之后必须审核。
5.3.8.1.3提示
l录单时注意：单据中的部门为各销售公司。
5.3.9特殊业务的操作
l销售合同/订单变更操作
l已关联生成发货通知单和销售发票的销售合同/订单变更的操作
5.3.9.1销售合同/订单变更的操作
5.3.9.1.1概述
适用于销售合同/订单录入K3系统后需进行变更的情况，凡合同/订单变更前，必须经过手工审批程序，相关部门签字同意后才能进行变更处理。
5.3.9.1.2操作步骤
在登录K3 系统主界面后，选择供应链→销售管理→合同→合同资料－变更，双击“合同资料－变更”即可。如果该合同已下推生成销售订单，则必须先变更销售订单后再进行合同变更，销售订单的变更处理与销售合同相同。
5.3.9.1.3提示
l合同变更只能对表体内容进行修改、增减，无法变更表头内容，但发货信息可以变更。
l销售合同/订单变更的前提是该合同中需变更的内容除下推生成销售订单外，尚未被下推生成其他任何单据，如发货通知单等。如果该合同已被下推发货通知单，则只能实现合同中增加物料和已有物料数量的增加，而不能实现已有物料及其数量的删减和单价修改。
l销售订单的变更和合同变更方法类似，凡下推生成发货通知单的订单均不能实现变更，如果销售合同已下推生成销售订单，则销售合同变更前必须进行销售订单变更。
5.3.9.2已关联生成发货通知单和销售发票的销售合同/订单变更的操作
5.3.9.2.1概述
由于已关联发货通知单，并且该单据没有变更功能，因此对于该类业务的合同变更只能模拟退货流程处理。
处理该类业务前须经过手工合同变更审批流程。
5.3.9.2.2操作步骤
模拟退货流程：实体见审批通过的“合同变更通知单”后，对需变更物料先下推销售出库单，并在“摘要”栏注明“模拟退货流程”字样，待下推“退货通知单”后，实体双击“退货通知单—生成销售出库单”，以生成红字销售出库单。如果客户不需要退销售发票，则由生产实体做红、蓝字销售出库单对等核销即可。如果客户要求退发票，则由财务部根据红字销售出库单下推红字销售发票并将红字销售发票与红字销售出库单勾稽。
5.3.9.2.3提示
l在该类业务下推销售出库单时一定要在“摘要”栏注明“模拟退货流程”字样，便于与待发货的销售出库单有所区别，避免发货部错误发货。
六. 财务系统
6.1财务系统和其它系统的关系
6.2财务系统业务流程
6.3财务业务处理
6.3.1凭证处理
6.3.1.1凭证录入
l直接录入
操作流程：K3主控台—进入相应帐套—财务会计—总账系统—凭证处理—凭证录入
注意事项：基础资料内容的查询--F7
".."复制上一条摘要
"//"复制第一条摘要
Ctrl+F7、“=”--借贷调平键
空格键--调整借贷方向
红字金额—先输数字，再输“-”
查看—选项—"代码自动提示窗口"
F9键的模糊查找功能适用于会计科目、核算项目的快捷查找：将光标定位在需要录入信息的地方，录入任意一个关键字后点击F9键，系统会自动将包含该关键字的基础资料全部显示出来。
在金额栏按F7或双击鼠标左键即可调出金蝶计算器，计算后敲空格键将数据回填到凭证上。如果需要清除金额栏中的数据，只需将光标移至金额处，按“Esc ”键即可。
l复制凭证
操作流程：K3主控台—进入相应帐套—财务会计—总账系统—凭证处理—凭证查询
光标定位在要复制的凭证上，然后选择菜单编辑→复制。系统立即打开凭证录入窗口，并将该凭证内容复制到新凭证中。
6.3.1.2 修改、删除、冲销凭证
操作流程：K3主控台—进入相应帐套—财务会计—总帐系统—凭证处理—凭证查询
修改：选中待修改凭证点击“修改”按钮
删除：如果凭证未保存想删除，点“还原”
如果凭证已经保存想删除，在凭证查询中选择该凭证，然后点击“删除”按钮
冲销：在“凭证查询”界面，将光标选中一张已过账且要冲销的凭证，然后选择菜单编辑→冲销，系统会自动在当前的会计期间生成一张与选定凭证一样的红字冲销凭证。单击“保存”即可保存该红字冲销凭证。
6.3.1.3凭证审核与反审核
操作流程：K3主控台—进入相应帐套—财务会计—总帐系统—凭证处理—凭证查询
l单张审核：选中需审核的凭证—点击“审核”按钮—进入凭证后再点击“审核”按钮即可
l成批审核：编辑菜单下“成批审核”
l凭证反审核：审核后的记账凭证，可以再单击审核按钮进行反审核，消除原审核签章，该凭证变为未经审核状态。
注意事项：
审核和制单人不能为同一人，否则系统拒绝审核签章；
审核以后的凭证不能直接修改和删除；
原审核人员才可以取消审核，否则不能进行销章；
要修改已审核过的记账凭证时，必须先销章，然后才能修改。
6.3.1.4 凭证查询
操作流程：K3主控台—进入相应帐套—财务会计—总帐系统—凭证处理—凭证查询
在打开“凭证查询”界面之前，首先弹出“过滤条件”对话框，如下图所示。在此对话框中，可设置查询窗口的过滤条件、排序规则以及查询方式。
l“条件”标签页中，设定条件过滤公式，如果选择的条件字段是“会计科目”， 则光标停在<比较值>栏中时可以按[F7] 查看科目代码。如果有多个过滤条件，可选择菜单编辑→插入行，继续设定下一个过滤条件。还可以选择编辑→删除行，删除选中的过滤条件行或编辑→全部清除，清除所有过滤条件。设定好过滤条件公式后，选择<已过账>、<未过账>和<全部>三选项之一，< 审核>、<已审核>和<全部>三选项之一。
l如果希望查询的结果按某一字段排序，则在“排序”标签页中，在左段的<字段>列表中选择该字段，单击，被选中的字段被移动到右边的“排序字段”列表中。
l在实际财务管理工作的过程中，会计分录序时簿涵盖了丰富的财务信息，需要以不同的方式提供。因此，在“方式”标签页中提供了以下方式供您选择：
过滤方式
