工作交接 如何做工作交接

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发布时间: 2020-10-05 08:08:25
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部分 1

交接安排

1、与经理讨论交接事宜。首先,和经理详细讨论,确定如何进行交接事宜,然后根据实际的工作和经理需要的方式开始移交各项工作。他们可能要求你在交接期全力配合继任的同事,包括让他在你的指导下工作数天,甚至更长时间。[1]在大多数情况下,你需要准备一份正式的交接文件。征求经理的意见,确定交接的范围和重点。

2、尽早起草交接文件的大纲。明确了经理的期望之后,你就可以着手起草交接文件了。这个文件可以帮助你安排交接工作,并将交接期间所有的任务和重要信息编成目录,逐项跟踪进度。这个文件应该包括:详细列出日常工作、任务和优先事项。本岗位的主要工作职责。明确继任的同事需要达到的要求。列出将被移交的重要文件清单。其中可能包含特定的合同或工作方案等。[2]

3、把现有的工作好好收尾。假如你很快就要离职,不妨稍微努力一点,把快要完成的工作也处理掉,确保毫无疏漏。这样不仅可以让继任的同事有一个全新的开始,你自己也会感到很有成就感。另外,你还能和公司好聚好散,提升自己的职场声誉。[3]虽然做起来不简单,但如果某些工作已经接近尾声了,再努力一点完成它们吧。假如一个新人在工作接近完成之前才加入,往往会因为不熟悉当中的细节而有点不知所措,反而无法如期完成。

4、与同事沟通。继任的同事正式开始工作之前,先找时间和现在的同事谈谈交接事宜,询问他们当中有哪些事项是比较重要的。你或许会发现之前没有意识到的问题,可以利用这个机会解决它们。正在发生的问题对于你的离职日期影响不大。意识到了这些问题后,你可以告诉继任的同事,由他来接手解决。你也可以利用这个好机会告知大家你的离职和具体日期。让同事知道交接这件事,好让他们可以做出相应的调整。交接过程中,你的工作效率会受到一定影响,也可以提前说出来,让同事做好心理准备。

5、写一份正式的交接文件。交接准备的最后一步是完成正式的交接文件,起草的时候可以只写大纲,但正式文件上必须详细说明并包含所有重要信息。通常,你需要和经理以及相关的同事一起检查这份文件,尽量在继任的同事开始上班前几天就完成这份文件,并发给他们。文件的内容可能会因工作而异,但一般包括以下几项:[4]工作清单和时间表。现有问题的简述。近期的行事历和截止日期。相关的登录帐户信息和密码。常用的联系人列表。[5]电脑文件和文件夹的操作指引。

部分 2

交接期管理

1、尽量给交接多预留一些时间。当继任的同事开始办公的时候,如果你还在职,就能提供更完整的工作交接。这个过程的长短没有固定,一般至少需要几天或更久来帮助继任者开展工作。一般而言,全面交接的时间越长,能传递的信息就越充分。有时候,你免不了会忘记一些需要告知继任者的事项。让他跟着你一起办公,就能很好地避免这个问题,同时也可以让他熟悉你的日常工作。

2、重要文件务必亲自移交。交接过程中,所有关键数据和文件都要亲自移交,确保最重要的事项得到恰当处理,需要优先处理的事项也能被清楚列出。面对面地移交,这样两人也能充分讨论当中的复杂信息。这个面对面的机会除了能让你充分解释关键的信息,也让继任的同事可以直接向你提问题,对于交接是非常有益的。问题发生的情况肯鞥与之前讨论过的有所不同,如果没有这次当面交接和讨论,可能就会被忽略掉。[6]

3、尽力帮忙。与继任的同事同处一个办公室时,应该随时保持专注,并积极主动帮忙。继任的同事在刚开始几天可能会有点害羞或害怕打扰到你,也不太想一直问问题,但你应该主动发现他们的难处,并帮忙解决任何可能发生的问题。明确地告诉他你很乐意提供帮助,而且欢迎他向你提问。尽力帮助继任者,有助于营造出一种在交接过程中分工合作的良好氛围。[7]

4、进行最后的交接会议。在完成交接并正式离职之前,还需要和继任的同事开一个会,进行最后的全面交接。在会上询问继任的同事还有什么问题,和他们之前做好的记录。这样的会议对新人来说是一次很好的机会,可以清楚认识到自己的角色和职责。交接中的任何不确定性都可以在这个会议上得以明确。邀请经理或主管参与这个会议,这是一种比较明智的做法,当然根据工作性质的不同可能有所差异。事先通知经理或主管会议的时间和地点,并咨询他们有什么需要补充。[8]

部分 3

考虑长远发展

1、强调现有的工作支持和相关培训。把这次交接当作一个尽力帮助别人获得成功的机会。你不只是把工作交接给对方,而是帮助他和前雇主的长远职业发展。[9]不吝提出任何你所知道的相关培训。很可能当你开始这份工作之初,获得了一套完整有效的培训,使你得以快速适应并发展。务必向继任的同事提及这一点,同时鼓励他去探索这方面的可能性。

2、别忽视了办公室文化。在与继任的同事相处期间,不要只关注工作上的技术层面,还要花点时间跟他聊聊这个公司独特的工作环境和文化,让他熟悉办公室的日常运作。这对于新人来说是非常重要的,可以大大消除他们对新环境的恐惧和疑虑。带着继任的同事在办公室转一圈,介绍给大家认识。对于继任同事和其他同事的角色分工,要有明确的定义和区分,方便日后工作顺利开展。如果继任的同事职责与你现有职位略有不同,或者两者的关注点和优先事项有所差异,要明确地告知现在的同事,以便日后工作顺利开展。[10]

3、提供私人联系方式。假如你想更尽责一些,可以把联系方式告诉继任的同事,让他在你离职后,遇上重大问题或在需要指导的时候可以联系你。当然,并不是每个人都乐意做到这一步的,这也取决于你与前雇主的关系有多好。有些问题往往可以通过简单的一封电子邮件来解决。离职后还主动提供帮助,会让人对你留有好的印象,声誉也会提升。[11]

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