1、首先选中需要添加批注的文段文本；
2、用鼠标选中需要修改的文字，在Word右上方的菜单中，找到“审阅”，在审阅下找到批注工具，点击“新建批注”；
3、接着在弹出的右边批注窗口中，输入自己的需要添加的批注的内容；
4、在左侧会显示批注符号，就代表这行文本有批注，即可添加成功。
如果不想让Word文档显示出批注的内容，可以点击审阅批注工具里的，“显示批注”工具来决定是否显示内容。如果想删除批注，可选择有批注的文本，也可以选中右边的批注符号，然后点击删除批注即可。
在Word文档中，批注功能特别重要。批注的意思是对文中的某个词或者某段话有自己的见解，但是又不想破坏原作者编辑的文字，衍生出的一种对话框形式的表达方式。批注的应用很广泛，比如导师修改学生论文，对有问题的段落圈起来，用箭头支出该段话的不妥之处，还有就是下级员工给领导递交的报告，领导批复也可以使用批注，修改完后才最后定稿。
